Un process, kesako ?

C’est bien beau de parler de process, mais faut-il encore savoir ce que c’est !

👉🏻 Le process correspond au processus que tu mets en place pour executer une action en particulier, en français on pourrait le traduire par procédé.

Ce sont les actions lors du passage d’un point A à un point B. 🚀

Généralement on va venir écrire ou filmer le process que l’on souhaite retranscrire.

Il doit être facilement compréhensible, par toi premièrement mais surtout par les autres, car si tu crées un process il te servira aussi à déléguer au moment opportun.

Tu dois être précis lors de la création d’un process puisqu’il doit être facilement transmissible !

Un process peut-être mis en place pour à peu près toutes les tâches que tu vas faire régulièrement mais, pas de panique, nous allons voir ça tout au long de cet article. 😉

Pourquoi mettre en place des process ?

Gagner du temps

La mise en place de process est un réel gain de temps.

🙌🏻 C’est un gain de temps pour toi premièrement ; le process que tu mets en place te permet de décomposer une tâche assez conséquente en petites tâches bien plus facilement réalisables.

Prenons l’exemple de la création de contenu ! 😉

Dit comme ça c’est une tâche assez vaste ; on peut faire de la création de contenu pour n’importe quel support de communication utilisé et pourtant la manière de procéder va diverger en fonction des supports utilisés.

En plus de ça lorsqu’on parle de création de contenu il y a pleins de micro-tâches à réaliser et mis bout-à-bout ça prend un certains temps et ça peut vite devenir une charge mentale.

☺️ Décomposer comme ça tu peux donc programmer chacune des tâches relier à la création de contenu sur Instagram dans ton agenda.

Mais surtout : tu peux batcher plus facilement. 😉

Gagner en productivité

👉🏻 Puisque tu optimises ton temps tu vas forcément gagner en productivité.

Notamment grâce au batching cité plus haut ; le batching consiste à regrouper des tâches similaires pour les faire toutes au même moment et rester dans le mood de création !

Si tu dois créer plusieurs visuels pour plusieurs plateformes tu peux tous les faire au même moment, ce qui te permet de rester dans une ambiance créative.

Pareil si tu dois rédiger de nombreux texte ; tu vas plus facilement être dans un mood de rédaction en effectuant pendant un certain laps de temps la même tâche que si tu t’amuses à couper et à effectuer plusieurs tâches dans ta journée ! ✨

Aussi, grâce aux process, tu vas plus facilement classer tes tâches en les priorisant. Et donner un ordre de priorité à tes actions est essentiel pour gagner en efficacité.

Les process sont là pour alléger ta charge mentale et vider ton cerveau. 🙌🏻

En écrivant, étape par étape, les micro-tâches à réaliser pour effectuer une seule et même action ton cerveau sera plus libre et se focalisera plus simplement sur une tâche après l’autre !

Optimiser ton temps

Puisque tu vas décomposer chaque actions en micro-tâches tu verras plus facilement le temps passé pour chacune d’entre elles.

Tu constateras ainsi le temps que te prends chacune des actions que tu mets en place pour ton entreprise et c’est aussi un bon moyen de réduire ce temps petit à petit.

🗓 De mieux gérer ton agenda en regroupant, par exemple, des petites actions qui ne te prennent pas trop de temps dans la même matinée.

Ça t’offre aussi la possibilité de te créer des blocs de temps afin de batcher plus facilement les actions similaires.

Même si créer des process te parait long de prime abord essaie de penser long terme et gain de temps dans le futur. En utilisant cette vision tu arriveras à voir beaucoup plus loin dans beaucoup d’aspects de ton entreprise. 🚀

Déléguer plus sereinement

Ce n’est peut-être pas d’actualité pour toi en ce moment mais, si à un moment donné tu dois déléguer certains aspects de ton business, prendre une stagiaire ou t’associer les process ne peuvent être que bénéfiques.

Ce sera un gain de temps lorsque tu souhaiteras collaborer avec quelqu’un. 

Une façon de déléguer certains aspects de ton business plus sereinement puisque tu connaitras déjà chacun des procédés que tu auras créé.

Ça te permet de savoir si tu collabores avec les bonnes personnes puisque tu pourras voir si elles suivent tes process ou non.

⚠️ Tu y verras plus clair concernant les tâches que tu souhaites déléguer.

Désormais tu dois te dire “C’est bien beau tout ça mais concrètement comme je peux faire pour créer mes process ?” 🤔

Comment créer tes process ?

Liste tes actions du quotidien

✍🏻 Commence par lister chacune des tâches que tu fais quotidiennement dans ton entreprise, même celles qui te paraissent futiles.

Tu peux débuter par lister les tâches que tu fais tous les jours, par exemple la réponse aux e-mails puis celles que tu fais toutes les semaines et tous les mois.

Une fois que tu as listé ces actions tu vas déjà pouvoir prendre conscience de tout ce que tu mets en place au quotidien et, crois-moi parfois on ne s’en rend pas bien compte. 😌

⚠️ N’oublie pas ; liste vraiment toutes les tâches, même celles qui te paraissent insignifiantes, microscopiques ou pour lesquelles tu n’as pas besoins de travailler !

Décompose chacune de ces actions

Une par une tu vas venir reprendre ces actions pour les décomposer !

🤔 Comment procèdes-tu lorsque tu consultes ta boite mail ?

👉🏻 Est-ce que tu commences par lire chacun des mails que tu reçois ?

👉🏻 Est-ce que tu les ranges dans des dossiers avant ?

👉🏻 Est-ce que tu épingles les mails importants ?

👉🏻 Est-ce que tu as un horaire fixe dans la journée pour y répondre ?

Toutes ces questions te permettent de voir étape par étape comment tu executes une action.

Si tu ne t’en souviens pas bien, parce que pour toi c’est devenu un automatisme, lorsque tu auras besoin d’effectuer à nouveau cette action pense à noter le process qui lui correspond.

Tu peux soit le filmer, le mettre sous forme de schema ou alors simplement le rédiger à l’écrit sur un outil que tu utilises pour ton entreprise.

Et si tu te demandes quels sont les actions pour lesquelles tu peux mettre en place un process, la réponse est dans la partie d’en dessous ! 👇🏻

Les actions pour lesquelles tu peux créer un process 

Si tu es entrepreneur, nombreuses sont les actions pour lesquels mettre en place un process peut t’aider au quotidien !

C’est évidemment une liste non exhaustive que tu retrouveras ci-dessous, à toi de la compléter en fonction de ce que tu fais dans ton entreprise :

• Création de contenu sur les réseaux sociaux
• Rédaction d’articles de blog
• Enregistrement d’un épisode de podcast
• Enregistrement d’une vidéo
• Réponses aux mails
• Facturation
• Devis
• Suivi des KPI
• Suivi de ton CA
• Déclaration
• …

Créer des process pour son entreprise c’est vraiment se faciliter la vie et c’est un peu comme jouer dans la cour des grands.

Ça revient à améliorer et optimiser ton travail au quotidien mais c’est aussi une façon de soulager ta charge mentale et, soyons sincère, la charge mentale est assez élevée lorsqu’on à une entreprise à développer.

Alors n’hésite pas à créer tes propres process et surtout à me poser des questions en commentaires si besoin ! 😉

Quels sont les process que tu as mis en place dans ton entreprise ?

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